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BOLETÍN SOBRE TRANSPARENCIA FISCAL - REGISTROS CONTABLES

El propósito de este boletín es informarles acerca de los recientes requerimientos legales respecto a la nueva Ley 254 de 11 de noviembre de 2021, que modificó la Ley 52 de 27 de octubre de 2016, relativas a los registros contables y la documentación de respaldo.


NUEVOS REQUERIMIENTOS SOBRE EL PERFIL FINANCIERO Y DE NEGOCIOS PARA PERSONAS JURÍDICAS (Sociedades y Fundaciones)

Lima y Asociados debe recibir información actualizada sobre la identidad de los beneficiarios finales y por esta razón, debe conocer el perfil financiero y de negocios de dichos beneficiarios, así como la naturaleza de su actividad profesional o empresarial, generadora de los ingresos de la correspondiente persona jurídica.


DEFINICIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES Y LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

Los registros contables deben contener claramente la información sobre las operaciones de la persona jurídica, el valor de sus activos, los ingresos percibidos, su pasivo y patrimonio y la determinación de la situación financiera en forma de balance general. La documentación de respaldo incluye los contratos, facturas, recibos y cualquier otra documentación necesaria, para sustentar las transacciones realizadas. Dicha documentación debe estar disponible a requerimiento de la autoridad competente.


ENTREGA ANUAL DE LOS REGISTROS CONTABLES AL AGENTE RESIDENTE

Las personas jurídicas están obligadas a proporcionar al Agente Residente, al 30 de abril del año respectivo, la copia de los registros contables relativos al periodo fiscal culminado al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, a menos que esté listada en una reconocida bolsa de valores local o internacional.


OBLIGACIÓN DE LLEVAR LOS REGISTROS CONTABLES Y LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO


Aquellas personas jurídicas que no realicen operaciones dentro de la República de Panamá, así como las que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como inmuebles, cuentas bancarias desde donde realiza inversiones como la compra de acciones, bonos y ETF, dentro o fuera del territorio panameño, deben cumplir con la Ley 52 de 2016 y la nueva Ley 254, a fin de llevar sus registros contables y documentación de respaldo. A su vez, si la persona jurídica realiza actos de comercio fuera de la República de Panamá, deberá proporcionar un Diario y un Mayor.


LUGAR PARA MANTENER LOS REGISTROS CONTABLES Y LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

Los registros contables y la documentación de respaldo podrán custodiarse en las oficinas del Agente Residente o fuera del territorio panameño. De ocurrir esto último, el Agente Residente deberá conocer en todo momento, el nombre, generales y ubicación de la persona que los lleva y custodia. El Agente Residente deberá custodiar el original o la copia de los registros contables y su documentación de respaldo, hasta cinco (5) años después de la disolución de la persona jurídica. Sin una declaración que indique que esos documentos están bajo nuestra custodia, no podremos presentar la escritura de disolución al Registro Público.


SANCIONES

La Ley 254 aludida contempla sanciones, tanto para el Agente Residente que no mantiene actualizada la información sobre la identidad del cliente, así como la copia u original de los registros contables que debe recibir el Agente Residente anualmente. Además, en caso de que la persona jurídica no provea adecuadamente la información tratada en esta circular, el organismo de supervisión correspondiente aplicará multas que oscilarán entre USD5,000.00 a USD1,000,000.00 y suspenderá los derechos corporativos de la persona jurídica. En todo caso, el Agente Residente que no reciba la documentación e información pertinente, deberá renunciar y estará sujeto a la aplicación de multas.

Estamos a su disposición para absolver cualquier pregunta que tenga respecto al contenido de este boletín y para ello, puede contactarnos como sigue: limaco@limayasociados.com


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